Problemas que enfrentan las pequeñas y medianas empresas y las tecnologías de información

Problemas que enfrentan las pequeñas y medianas empresas y las tecnologías de información

Hoy en día las empresas deben crear una ventaja competitiva para mantenerse en el mercado y no sólo eso sino también para adquirir nuevas técnicas y formas de hacer nuevos negocios. Ello los lleva a diversificarse y adquirir nuevos clientes y lograr ser más productivos y obtener mayores ganancias que es lo que a final de cuentas se persigue al ser emprendedor o bien ya cuando se tiene una empresa establecida.

Dicha ventaja competitiva en una pequeña o mediana empresa es difícil de lograr si no se tiene una visión y objetivos plenamente fijados, sin embargo, con los avances en la era de la información las empresas pueden diferenciarse obteniendo Tecnología de la Información. Dada la importancia de este tema, se desarrolla el presente artículo en donde se podrán ver la motivación, beneficios, retos y recomendaciones relevantes dentro de lo que compete a la Tecnología de la Información para la Pequeña y Mediana Empresa.

INTRODUCCIÓN

De las pymes que se crean cada año, la mitad, es decir, entre 150 mil y 200 mil, cierran en el mismo periodo, principalmente por la carencia de un plan de negocios.

Así como este, podemos ver diversos encabezados en periódicos o escuchar a algún experto o simplemente algún conocido que cada vez más muchos de los pequeños y medianos negocios no tienen oportunidad de crecer, ni siquiera de mantenerse. Esto se debe a que no utilizaron una buena estrategia de negocio que no es solamente el saber a qué mercado van dirigidos o vender un excelente producto o servicio sino también el contar con sistemas que le permitan lograr una ventaja competitiva frente a su competencia y que lo haga sobresalir y con ello mantenerse en el mercado.

Resulta alarmante que esto siga sucediendo y que aún y que al ver que muchas empresas fallan debido a que no cuentan con algún plan de negocios o alguna estrategia de mercado, muchos emprendedores se aventuren sin tener armas suficientes para subsistir. Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de información en una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo. En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. De ello y otros temas relacionados se hablará en la primera parte.

Muchas empresas están quedando rezagadas por ello, se debe entender que en la actualidad el uso de una TI es imprescindible para el funcionamiento de cualquier empresa y que si se quiere sobresalir, debe hacerse el uso de la TI de la mejor manera posible y lograr con ello que reditúe la inversión hecha en ella. Por ello, se incluirá una serie de recomendaciones en la segunda parte, para aquellos emprendedores que deseen implementar una TI en su nuevo negocio, asimismo para las empresas que ya estén en marcha y requieran una TI para mayor crecimiento.

LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS: MOTIVACIÓN BENEFICIOS Y RETOS PARA LA UTILIZACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.

No cabe duda que la utilización de Internet ha ido incrementándose en los últimos años, lo que quiere decir que aunque la penetración de Internet es normalmente más alta en empresas más grandes, la brecha entre empresas grandes y PyMES se está acortando y que el aprovechamiento del Internet para la utilización de otras tecnologías se está cada día.

Podría resultar como un motivador para que cada vez más los emprendedores tomen ventaja del Internet así como también de otras TI y que en las PyMES ya con cierto tiempo en el mercado que aún no lo implementan descubran con su utilización una amplia gama de servicios. Aunque cabe recalcar que las Tecnologías de Información son más que sólo Internet y equipo computacional.

Las Tecnologías de Información y Comunicación pueden conceptualizarse como herramientas que abarcan la información que los negocios crean y usan así como también el amplio espectro de tecnologías convergentes y ligadas que procesan tal información; por lo tanto las TI pueden ser vistas como en un término colectivo de software, hardware, telecomunicaciones, técnicas de administración de la información, aplicaciones que se usan para crear, producir, analizar, procesar distribuir, recibir y almacenar información.

Con esta perspectiva se puede entender como las TI a través de su diversa estela de aplicación pueden ayudar a las PyMES a crecer y diversificarse y a crear incluso una nueva estrategia de negocio, sin embargo hay que tomar en cuenta que todos los beneficios no sobrepasen la inversión que se haga ni los costos de mantenimiento pues esto a la larga puede abrumar al empresario o emprendedor y hacer que desista de implementar alguna TI debido también al desconocimiento que tenga sobre el manejo del sistema. Todo ello se balancea cuando se hace una buena elección de que es lo que la empresa requiere y de tener asistencia técnica que la compañía proveedora de TI pueda otorgar.

Las TI pueden contribuir a mejorar la administración de la información y del conocimiento dentro de la empresa, pueden llegar a reducir costos de transacción, además existen herramientas muy efectivas que incrementan y mejoran la comunicación externa y la calidad de la misma entre nuevos clientes y los ya existentes también.

Incrementar la productividad y eficacia de ciertas actividades o funciones, favorecer la adopción de nuevos modelos de negocio ya sean organizacionales, estratégicos y/o administrativos, permitir el acceso a nuevos estilos de negocio, asimismo la generación de nuevos mercados y por ende a llegar hacia más clientes, mejorar las habilidades y especialización del personal (recurso humano) de la empresa lo cual a su vez aumenta la eficiencia y eficacia y genera la especialización.

Los retos a los cuales se puede enfrentar la pequeña o mediana empresa se pueden traducir a que se pudieran tener dificultades en el momento de implementación de alguna TI en la organización tales como: rechazo de la misma por parte de la alta jerarquía al sentir temor en cuanto a la operación y funcionalidad de la tecnología, el llegar a tener el conocimiento y la capacidad suficientes de poder reimplementar algún ajuste de la tecnología asimismo de estar continuamente checando las innovaciones que se pudieran estar presentando para que se tenga un eficiente uso de la TI.

RECOMENDACIONES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE TI.

Si bien es necesario hoy en día, el contar con alguna innovación en cuanto a alguna TI en la empresa, el tener una visión y apertura para el cambio hacen que sea más fácil la implantación de la misma, aunado a ello, a medida que los precios de los equipos de computación bajan, su capacidad aumenta, y se hacen más fáciles de usar, la Tecnología de la Información se utiliza en nuevas y variadas formas. En las empresas, sus aplicaciones son diversas. Hoy en día, la mayoría de las empresas medianas y grandes (y cada día más, pequeñas y micro-empresas) utilizan las TI para gestionar casi todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo de los registros financieros y transaccionales de las organizaciones, registros de empleados, facturación, cobranza, pagos, compras, y mucho más. Por consiguiente debe tenerse cuidado al momento de implementar alguna Tecnología de Información para que esto se haga de la manera más eficaz posible; algunas recomendaciones para la implementación son.

• Se enfatiza en que la implementación de las soluciones de TI se haga gradualmente ya que las transformaciones repentinas tienen el riesgo de fallar debido a que las organizaciones no están listas para ello.

• Se requiere un adecuado entrenamiento y soporte, es preciso recalcar que una de las dificultades para las PyMES cuando explotan el potencial de las TI es la falta de reconocimiento de los beneficios que se tienen asociado también al poco o nulo entrenamiento en TI ya sea en nivel de aplicación o de metodología. Entre más pequeña la empresa, este problema se vuelve más complejo ya que muchas compañías de este tipo no usan regularmente las TI como parte de sus herramientas de acción, si bien, como parte de sus sistemas contables. Por ello muchos problemas deben ser resueltos para hacer que el uso de las TI sea más simple, rentable y bien integrado dentro de las actividades de la organización.

• Otro factor importante es el adoptar un continuo entrenamiento para solucionar problemas en situaciones específicas, de esta manera empleados, administradores y emprendedores pueden adquirir una cultura de aprendizaje, añadiendo dicho entrenamiento en sus actividades rutinarias y de igual manera entendiendo el potencial que tiene las herramientas de comunicación e información.

Hay que hacer hincapié en que el forzar a la empresa para la implementación de TI es una de las principales razones para que se tenga un fracaso en el poder utilizarla como parte de una ventaja competitiva y de manera eficiente.

Lo que debe realizarse, entonces, es el introducir la tecnología poco a poco y definiendo beneficios concretos y de corto plazo para la empresa, ya después se visualizan y modelan las ventajas más generales y de largo plazo. Más allá, se debe tener especial atención que la introducción de TI puede traer cambios tremendos en la manera de trabajar, por ende, debe tenerse en cuenta la cultura específica de la empresa, los antecedentes del emprendedor o dueño del negocio y/o socios, todo ello es de suma importancia, aunado a que deben tener mente abierta para orientarse a hacia la innovación.

Para analizar el cómo empezar a introducir una o varias TI, un enfoque conveniente es el sector vertical en el que la PyME se encuentra y trabajar en el desarrollo de estrategias que guíen a sectores específicos que son los que serán los beneficiarios directos de la TI. Referente a ello, algunos de los factores que influencian el uso de TI en PyMES son:

• El sector de negocio en el que se encuentra.

• La naturaleza de los productos y servicios que están obviamente directamente relacionados con el sector del negocio.

• El nivel de educación y edad del dueño de la empresa (esto, claramente, afectará la disponibilidad e iniciativa a nuevos cambios).

• El nivel de acercamiento o proximidad hacia con los proveedores (esto resultará en un esfuerzo compartido y ayudará más, por ejemplo, si se planea hacer los pedidos vía Internet).

El tener un pequeño o mediano negocio conlleva muchos beneficios además de esfuerzos extra que se deben realizar si es que se quiere lograr el éxito, arduas horas de trabajo además de incurrir en costos para hacer que permanezca en el mercado. Todo ello interrelacionado con Tecnología de Información y una visión claramente enfocada hará que la pequeña o mediana empresa no sólo se mantenga vigente sino crezca continuamente.